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來源：《商業(yè)評論》 閱讀量：2212次
我們正處于一個(gè)以不確定性為特色的時(shí)代，需要新的組織觀念和實(shí)踐來應(yīng)對。為了在風(fēng)云變幻的"新常態(tài)"下有效運(yùn)作，組織必須改變其設(shè)計(jì)、實(shí)施和監(jiān)控自身政策及程序的方式。本文提供了一份創(chuàng)建動(dòng)態(tài)規(guī)則的路線圖——這里“動(dòng)態(tài)規(guī)則”是指能夠通過協(xié)作、實(shí)驗(yàn)和學(xué)習(xí)持續(xù)改變的規(guī)則。
1、動(dòng)態(tài)規(guī)則始于正確的思維模式
組織文化要從偏重傳統(tǒng)規(guī)則轉(zhuǎn)為擁抱動(dòng)態(tài)規(guī)則，其先決條件就是改變思維模式。如果思維模式一成不變，那么創(chuàng)建動(dòng)態(tài)規(guī)則所需的其他必要舉措——提高規(guī)則制定環(huán)節(jié)的員工參與度、快速實(shí)驗(yàn)和開展規(guī)則審計(jì)——就根本無從談起，即使強(qiáng)行啟動(dòng)也無法順利推進(jìn)。
傳統(tǒng)規(guī)則和動(dòng)態(tài)規(guī)則對應(yīng)的兩種思維模式在兩個(gè)方面存在關(guān)鍵差異：一是由誰參與制定和改變規(guī)則；二是在定義規(guī)則的成功時(shí)要考慮哪些因素。
首先，傳統(tǒng)規(guī)則對應(yīng)的思維模式側(cè)重于控制：管理者居高臨下吩咐員工該做什么，監(jiān)督員工遵守規(guī)則，并對不守規(guī)則者予以制裁。
傳統(tǒng)思維模式將高層管理者視為規(guī)則制定者，其行動(dòng)獨(dú)立于必須遵守規(guī)則的人群之外。在動(dòng)態(tài)規(guī)則對應(yīng)的思維模式中，高層管理者以協(xié)作促進(jìn)者的身份，與員工一起創(chuàng)建和修改工作要求。管理者承認(rèn)員工是各自領(lǐng)域的專家，擁有管理人員通常不具備的實(shí)操知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。基于這種認(rèn)知，管理者會(huì)邀請員工參與規(guī)則制定過程。
以Valve軟件公司為例。這家公司總部位于美國華盛頓州貝爾維尤，年收入數(shù)十億美元。公司領(lǐng)導(dǎo)層起初擔(dān)心員工的工作與生活平衡出現(xiàn)問題，考慮出臺(tái)加班禁令。如果按照傳統(tǒng)思維模式，他們只需簡單地頒布禁令并確保員工遵守即可。但是公司領(lǐng)導(dǎo)層沒有這么做，他們事先征詢了員工意見，結(jié)果發(fā)現(xiàn)該禁令可能造成意想不到的負(fù)面后果。
傳統(tǒng)規(guī)則和動(dòng)態(tài)規(guī)則在思維模式上的第二個(gè)差異在于，秉承傳統(tǒng)思維的規(guī)則制定者往往意識(shí)不到，甚至根本不在乎他們的規(guī)則對于約束對象的影響。反之，他們的眼光狹隘地聚焦于規(guī)則要求影響的行為。只要這些行為被塑造得符合期望，便可認(rèn)定政策是成功的。
相比之下，動(dòng)態(tài)規(guī)則對應(yīng)的思維模式則是真正用心了解政策的全部影響，包括潛在的不利后果。正是出于這份用心，Valve的管理層才在出臺(tái)加班禁令之前先征詢員工的意見。
員工反饋說，有時(shí)候?yàn)榱粟s一些重要的截止期限，加班是必要的。在這種情況下，他們會(huì)覺得有責(zé)任超時(shí)工作。然而，倘若新規(guī)則頒布實(shí)施，他們將被迫隱瞞自己的行為。
組織領(lǐng)導(dǎo)者意識(shí)到，發(fā)布禁令并不能杜絕加班現(xiàn)象，只會(huì)讓加班者承受更大的壓力，因?yàn)樾枰影嗟膯T工還得偷偷摸摸地違規(guī)干活。Valve的領(lǐng)導(dǎo)層沒有出臺(tái)新禁令，而是與員工合作監(jiān)控實(shí)際加班時(shí)長。雙方一致認(rèn)為，有些加班是工作所需，但是加班太多則表明工作規(guī)劃不當(dāng)，需要整改。
這種協(xié)作創(chuàng)建規(guī)則的方法有助于未雨綢繆，搶在問題出現(xiàn)之前加以預(yù)防。與一線工作人員持續(xù)互動(dòng)，可以幫助像Valve這樣的公司在動(dòng)蕩時(shí)期提高響應(yīng)能力。
就像礦井中的金絲雀一樣，員工會(huì)最先感知環(huán)境迅速變化的影響，尤其是當(dāng)他們的工作遭受負(fù)面影響時(shí)。員工甚至可以在新構(gòu)想的規(guī)則投入實(shí)施之前就預(yù)見到相關(guān)問題。當(dāng)員工受邀參與規(guī)則制定流程時(shí)，他們的反饋可能催生新政策，或者促使舊政策被修改甚至取消。
為了轉(zhuǎn)向動(dòng)態(tài)規(guī)則，領(lǐng)導(dǎo)者必須努力在整個(gè)組織中傳播正確的思維模式。然而，改變思維模式是很困難的，在大型官僚企業(yè)中尤其如此。領(lǐng)導(dǎo)者要推動(dòng)這一轉(zhuǎn)變需采取以下三個(gè)舉措：（1）提高規(guī)則制定環(huán)節(jié)的員工參與度；（2）快速實(shí)驗(yàn)；（3）開展規(guī)則審計(jì)。
2、提高規(guī)則制定環(huán)節(jié)的員工參與度
許多公司都曾受益于員工對組織戰(zhàn)略和行動(dòng)的參與度提升。一個(gè)著名的例子是：亞馬遜軟件工程師查理·沃德（Charlie Ward）通過亞馬遜內(nèi)部通信系統(tǒng)中的“意見箱”向管理層建言，提出開展免費(fèi)送貨服務(wù)。這個(gè)點(diǎn)子被采納后，發(fā)展成為今天的“亞馬遜金牌服務(wù)”（Amazon Prime）。
如今業(yè)界普遍承認(rèn)，員工參與是組織創(chuàng)新和新產(chǎn)品開發(fā)計(jì)劃的一個(gè)重要方面。在組織規(guī)則的設(shè)計(jì)和管理上，加強(qiáng)員工參與也同樣關(guān)系重大。邀請員工與管理人員協(xié)同工作的過程中，透明度和溝通至關(guān)重要。
規(guī)則涉及兩個(gè)方面：目的（規(guī)則存在的原因）和要求（為遵守規(guī)則必須做到什么）。太多時(shí)候，組織僅向員工粗略地解釋規(guī)則存在的目的，而特別強(qiáng)調(diào)他們必須遵守的種種要求。
為創(chuàng)建動(dòng)態(tài)規(guī)則，領(lǐng)導(dǎo)者需要多下功夫向員工解釋規(guī)則的目的。換言之，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該與員工分享大局目標(biāo)，可以向他們解釋為什么要制定某項(xiàng)規(guī)則，規(guī)則提出了哪些要求，以及這些要求如何服務(wù)于上述目的。
通過與員工開誠布公地講述整體形勢，領(lǐng)導(dǎo)者可以認(rèn)可員工為遵守規(guī)則付出的額外努力，激發(fā)員工更大的工作熱情。這個(gè)過程的另一關(guān)鍵方面在于，要設(shè)法讓員工自由分享他們對規(guī)則的看法，而不必害怕遭受懲罰。很多員工對規(guī)則極其在意，因?yàn)樗麄兊娜粘９ぷ鞫际怯上嚓P(guān)規(guī)則塑造的。
關(guān)于組織的政策、流程以及如何改進(jìn)，他們可能已經(jīng)說過很多，但在傳統(tǒng)環(huán)境中，這些意見表達(dá)往往是以非正式的方式——比如在休息室跟同事聊天，在家、在線或者在酒吧閑聊等。管理者應(yīng)當(dāng)主動(dòng)邀請員工分享他們對規(guī)則的看法。承認(rèn)員工專業(yè)技能的有用性、邀請他們參與規(guī)則管理，能夠形成一種良性循環(huán)，有助于員工和管理者共同制定越來越成功的政策。當(dāng)員工看到自己的意見得到考慮和采納，就會(huì)煥發(fā)更大的積極性，并且更有可能支持即將出臺(tái)的動(dòng)態(tài)規(guī)則。
在這方面，谷歌對于“心理安全感在團(tuán)隊(duì)中的關(guān)鍵作用”所做的研究很能說明問題。該研究表明，當(dāng)員工感到自己可以選擇冒險(xiǎn)而沒有不安全感或窘迫感時(shí)，他們就更有可能坦率表達(dá)內(nèi)心想法，幫助所在團(tuán)隊(duì)取得高績效。同樣，如果員工能夠自在地向組織領(lǐng)導(dǎo)者說出自己對規(guī)則的看法和擔(dān)憂，那么他們就更有可能開誠布公地分享自己的見解。這種心理安全感對于領(lǐng)導(dǎo)者聽取來自組織內(nèi)部不同層級、職位、地點(diǎn)和背景的多樣化聲音的能力也至關(guān)重要。通過上述做法，組織可以從一線獲得即時(shí)反饋，這對于動(dòng)蕩時(shí)代的組織適應(yīng)能力具有決定性意義。
3、快速實(shí)驗(yàn)
在動(dòng)態(tài)環(huán)境中實(shí)施新規(guī)則，通常要求組織行動(dòng)敏捷。組織與其花費(fèi)數(shù)月時(shí)間構(gòu)建“完美”的規(guī)則，不如制定一個(gè)“足夠好”的規(guī)則，迅速將其推出，同時(shí)充分認(rèn)識(shí)到規(guī)則將隨著時(shí)間的推移不斷更新和改進(jìn)。這種快速實(shí)驗(yàn)方法建立在軟件工程中快速原型設(shè)計(jì)或快速應(yīng)用開發(fā)的成功基礎(chǔ)之上，它不太重視規(guī)劃，而更注重調(diào)整適應(yīng)過程。例如，可以先從一個(gè)部門開始類似的過程，作為測試和構(gòu)建整個(gè)組織基本規(guī)則的“試驗(yàn)田”。為了說明快速實(shí)驗(yàn)對于高效創(chuàng)建動(dòng)態(tài)規(guī)則的重要性，我們不妨來看雅虎公司居家辦公政策失敗的反面例子。
在2013年之前，雅虎與許多其他科技公司一樣，允許員工遠(yuǎn)程辦公。
2012年7月~2017年6月?lián)窝呕EO的瑪麗莎·梅耶爾（Marissa Mayer）最出名的舉動(dòng)，或許就是出臺(tái)了“禁止員工遠(yuǎn)程辦公”這個(gè)臭名昭著的政策，其表面說辭是，全體同僚聚集在辦公室工作可以增加溝通和協(xié)作。
許多員工感到被出賣了，畢竟他們當(dāng)初加入雅虎為的就是可以居家辦公。此后發(fā)生的種種，對雅虎公司來說不啻于一場災(zāi)難。最終，梅耶爾被《財(cái)富》（Fortune）雜志評為2016年最令人失望的領(lǐng)導(dǎo)者之一，并于2017年辭去CEO職務(wù)。假如雅虎對遠(yuǎn)程辦公新規(guī)做過實(shí)驗(yàn)，它本可以獲知這些規(guī)則對于困擾公司多年的協(xié)作和自主性挑戰(zhàn)將產(chǎn)生怎樣的影響。
4、開展規(guī)則審計(jì)
企業(yè)要想轉(zhuǎn)向更動(dòng)態(tài)的運(yùn)營方式，就應(yīng)該對規(guī)則進(jìn)行正式地審計(jì)。財(cái)務(wù)審計(jì)嚴(yán)密審察組織的財(cái)務(wù)狀況，規(guī)則審計(jì)則是審視公司現(xiàn)行政策，目的是評估是否需要更新現(xiàn)有規(guī)則以適應(yīng)組織當(dāng)前所處的環(huán)境。
鑒于大多數(shù)組織的規(guī)則數(shù)量眾多，我們不建議領(lǐng)導(dǎo)者逐條檢視所有規(guī)則。正確的做法是，首先識(shí)別出哪些規(guī)則對于組織和個(gè)人最具破壞性。理想情況下，組織可以在系統(tǒng)和個(gè)人兩個(gè)層面上開展這種評估。
在系統(tǒng)層面，組織可以找到一些方法客觀評估組織的合規(guī)負(fù)擔(dān)，比如填寫文書表格所花費(fèi)的時(shí)間；在個(gè)人層面，除客觀評估之外，還可以輔以問卷調(diào)查和訪談等相對主觀的評估方法。
例如，管理者可以詢問員工哪三項(xiàng)規(guī)則對其工作干擾最大。被多名員工指為有害的規(guī)則，需要做進(jìn)一步調(diào)查。
一旦識(shí)別出破壞性規(guī)則，管理者應(yīng)當(dāng)徹底審查每項(xiàng)規(guī)則的目的和要求。規(guī)則的目的理應(yīng)明確而有用。
當(dāng)管理者發(fā)現(xiàn)某項(xiàng)規(guī)則的目的模糊不清或已失去用處，他們往往應(yīng)當(dāng)叫停該規(guī)則。有些時(shí)候，他們可能認(rèn)為規(guī)則依然有用，故而可以選擇重新厘清目的。
下一步，管理者應(yīng)當(dāng)揭示遵守規(guī)則的全部行為要求，包括明示要求和可能沒有正式規(guī)定但在實(shí)踐中約定俗成的默認(rèn)要求。隨后，管理者和員工應(yīng)共同思考，這些要求實(shí)際上能在多大程度上有助于規(guī)則目的的達(dá)成。
例如，美國運(yùn)輸安全管理局在“9·11”恐怖襲擊之后頒布的許多規(guī)則被諷刺為“安檢表演”——看上去很美，但是并未真正保障航空旅行安全，反而對旅客和機(jī)場運(yùn)營造成莫大干擾。倘若一項(xiàng)政策具有破壞性，又無實(shí)際用途，就應(yīng)當(dāng)被叫停。
如果一項(xiàng)政策的要求具有破壞性，但是服務(wù)于有益的目的，那么管理者應(yīng)將關(guān)注點(diǎn)轉(zhuǎn)向如何通過快速實(shí)驗(yàn)降低破壞性。
管理者應(yīng)當(dāng)首先向員工解釋規(guī)則的目的，以及規(guī)則要求如何服務(wù)于該目的；接下來要聽取員工的反饋，并嘗試各種變通方法。管理者可能決定取消或更改某些要求，以減少規(guī)則的破壞性或增強(qiáng)其有用性。
他們應(yīng)當(dāng)持續(xù)評估這些決定的收益和成本，即使在決定徹底取消某項(xiàng)規(guī)則之后也當(dāng)如此。在規(guī)則變動(dòng)期間，領(lǐng)導(dǎo)者必須始終與這些政策所影響的員工保持接觸。
在整個(gè)規(guī)則審計(jì)過程中，領(lǐng)導(dǎo)者和管理者應(yīng)當(dāng)格外注重學(xué)習(xí)心態(tài)——這是創(chuàng)建動(dòng)態(tài)規(guī)則必不可少的思維模式。管理者不應(yīng)命令員工必須遵循這樣那樣的做法，并告知他們會(huì)受到監(jiān)控以確保遵守規(guī)則。
正確的做法是，向員工解釋期望達(dá)成的目標(biāo)，并邀請員工幫助領(lǐng)導(dǎo)者了解組織是否正在朝著這個(gè)目標(biāo)邁進(jìn)。要鼓勵(lì)員工就政策造成的影響分享反饋意見，并且強(qiáng)調(diào)該過程的協(xié)作屬性，通過這種做法，有望構(gòu)建一套更有效的組織規(guī)則。
規(guī)則審計(jì)可以在組織內(nèi)定期實(shí)施。在重大組織轉(zhuǎn)型/環(huán)境轉(zhuǎn)變發(fā)生前后，更是開展規(guī)則審計(jì)的絕佳時(shí)機(jī)。例如，汽車制造巨頭戴姆勒（Daimler）近期啟動(dòng)了全面的企業(yè)文化改革，以支持利用先進(jìn)數(shù)字技術(shù)步入高度自動(dòng)化運(yùn)營的企業(yè)轉(zhuǎn)型。
上述變革舉措的主要目標(biāo)是培育新型思維模式，通過促進(jìn)員工參與和協(xié)作來塑造組織的敏捷性。
戴姆勒通過變革精簡了組織政策和流程，調(diào)整了人事制度，建立了新的工作方法，凡此種種都旨在提高透明度、靈活性、開放性和參與度。
當(dāng)然，實(shí)施此類文化變革需要花費(fèi)多年工夫，然而戴姆勒在經(jīng)過修訂的政策和流程中嵌入變革因子，為持續(xù)變革做好了準(zhǔn)備。正如該公司領(lǐng)導(dǎo)變革事務(wù)的一位負(fù)責(zé)人所言：“整個(gè)行業(yè)正經(jīng)歷一場變革，戴姆勒也在重新定義自我的過程中??我們正在齊心協(xié)力，共同設(shè)計(jì)自己的未來?！?/span>當(dāng)組織擁有上下協(xié)作的心態(tài)，領(lǐng)導(dǎo)者和員工共同致力于理解規(guī)則的目的、要求和全面影響，就更容易在動(dòng)蕩時(shí)代獲得成功。
動(dòng)態(tài)規(guī)則對應(yīng)的思維模式不僅有助于創(chuàng)建更有效的規(guī)則，還能帶來更多益處。管理者和員工之間的關(guān)系會(huì)因此得到改善：二者在舊的規(guī)則實(shí)施環(huán)節(jié)中本屬對立關(guān)系，而在新的模式下，他們變成了共同尋求創(chuàng)建有效規(guī)則的合作伙伴。
領(lǐng)導(dǎo)者會(huì)發(fā)現(xiàn)，他們過去花在監(jiān)督落實(shí)規(guī)則上的時(shí)間可以更好地用在其他地方。此外，在與員工的對話中，他們可以更透徹地了解工作的實(shí)際執(zhí)行情況。
員工們?yōu)檎叩闹贫ê托薷淖龀隽素暙I(xiàn)，會(huì)感到自己更受重視和賞識(shí)。他們將更有可能欣然接受并遵守規(guī)則，較少受到規(guī)則的傷害，并對組織抱有更高的滿意度和忠誠度。
最后，我們預(yù)計(jì)動(dòng)態(tài)規(guī)則將增強(qiáng)組織預(yù)測和應(yīng)對環(huán)境變化的能力。管理者和員工通過實(shí)驗(yàn)和學(xué)習(xí)共同創(chuàng)建和重構(gòu)規(guī)則，將可塑性融入組織的結(jié)構(gòu)、流程和實(shí)踐當(dāng)中。
在當(dāng)前似已成為新常態(tài)的動(dòng)蕩時(shí)期，這種靈活性至關(guān)重要。因?yàn)槲磥碜兓粫?huì)越來越劇烈，越來越難以預(yù)料，所以創(chuàng)建了動(dòng)態(tài)規(guī)則的組織能夠?yàn)槊魈熳龈浞值臏?zhǔn)備。
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