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高效管理,離不開“六個正確”

來源:南開大熊    閱讀量:554次    

在企業(yè)的運營實踐中,也只有做到六個正確,組織才能有序運行、正常經營。

一、正確的架構

結構支撐戰(zhàn)略,合理的組織架構/團隊架構才能保證目標達成。為了營造良好的組織氛圍/團隊氛圍,第一要務就要保證架構是正確的、最優(yōu)的——需要改變哪些工作關系使正確的人在一起有效合作?對這一問題的回答,要從三個方面思考:1)要使最需一起工作的人在同一組內工作;2)使每個人都有其正確的責任;3)確立正確的匯報關系??蓞⒄瘴④浗M隊模型(MSF)的操作要點:該模型定義了項目組內的角色分工、任務分配和人員職責,并為項目組成員提供了有關在項目生命周期中如何實現特定目標的指導性建議。微軟組隊模型主張,沒有個人英雄,只有團隊作戰(zhàn);各個角色相互依賴,可以共享知識、能力、經驗。

二、正確的程序

確立了匯報關系,明確了每個人的工作職責,也把最需要在一起工作的人組織到了一起,接下來,需要考慮的事情就是工作程序(流程)方面需做哪些改進才能增加工作效率,也就是找到最優(yōu)工作流程。

最優(yōu)工作流程有助于人們順暢地開展工作,消除無價值的活動,減少等待,而且有充分的調整余地以處理意外事件。最優(yōu)工作流程可通過流程優(yōu)化或流程重組來實現。

流程優(yōu)化的基本方針是“寫我所做,做我所寫”,當流程不順的時候,把流程中涉及到的各方召集到一起,共同討論,去掉不必要的環(huán)節(jié)。然后,大家按照修改后的流程去執(zhí)行。

如果是發(fā)生了重大的技術變革,流程優(yōu)化已經無法解決問題,而是要進行流程重組了。流程重組就是重新界定工作內容、工作順序、責任主體、管理權限,形成新的流程,這種情況在組織里并不多見。

三、正確的人員

匯報關系和工作程序確定之后,接下來就要選拔和配置合適的人員,同時還要為選用的人員提供與工作職責相關的各種培訓——哪些人員需要何種新技能、知識、經驗和鼓勵以增加他們的工作效能。

招聘:錄取和選用的人員具有組織需要的難以教會的素質。企業(yè)在招聘活動中,要始終堅持“讓合適的人上車”這一原則,那么什么是合適的人?合適的人就是同時滿足三個匹配的人——人與崗位匹配、人與團隊匹配、人與企業(yè)匹配。在招聘活動中,人力資源部門考察基本素質,用人部門考察其業(yè)務能力。

培訓:根據其關鍵責任,提供與工作直接相關的培訓。培訓之前,進行能力評估——知識、規(guī)范、技巧、技能、變通,其能力究竟到了哪一級,以便采取合適的培訓方式并確定合適的培訓內容。

配置:組織要為員工提供發(fā)展和使用多種技能的機會。把合適的人在合適的時間安排到合適的崗位上,把正確的能力配置到正確的崗位是產生績效的關鍵。正確的配置只是起點,團隊負責人還要做好過程督導與激勵,才能達到預期的績效水平。

四、正確的信息

員工要想完成工作任務首先要得到所需的信息,信息傳遞的渠道、速度、準確性和時機都是要考慮的重要因素。要確保信息在正常的途徑獲得,而且要有合理的機制保證新思想的分享。

正當途徑:確保人人有途徑得到和使用所需信息,而且獲取信息的途徑應該是正當的、正常的。獲取信息的途徑有:公司的OA系統(tǒng)、微信工作群、公司內網、同事間/合作伙伴的郵件往來、公司公告欄、內部會議、項目周報等。在傳遞信息之前,先簡化信息,能大幅提升溝通效率。

傳遞給誰:信息首先傳達到最需要的人手里,這些信息對于完成工作任務是必須掌握的。以往真實作戰(zhàn)環(huán)境的視頻是前線作戰(zhàn)的指揮官最需要的,要保證前線指揮官方便獲取這些信息。曾經看到過這樣一段話:當我們匆匆地進入到了二十一世紀,適當的信息在適當的時刻被適當的人共享是多么的重要!

準確及時:傳遞給他人的信息必須準確而及時,還要知道他人的哪些工作是與自己相關的,這樣就能辨別哪些信息對自己有價值以及如何獲取這些信息,唯有如此,才能更好地與他人合作。

五、正確的決策

核心價值觀(core values)是企業(yè)決策與行動的基本準則。正確的決策要建立在價值觀、使命、愿景和戰(zhàn)略的基礎之上。決策由誰來做,什么時候做,才能保證決策是正確的,是可以落地執(zhí)行的——選擇正確的時機,由正確的人員做出正確決定。

西蒙(1978)指出,管理就是決策。決策是管理的核心內容,決策貫穿于管理過程的始終。無論進行計劃、組織還是領導和控制,各項管理職能的開展都離不開決策,管理實際上是由一連串的決策組成的。

決策包含三個步驟:1)問題識別,即認清事件的全過程,確立問題所在(用文字描述問題,準確定義問題),提出決策目標。2)問題診斷,分析和擬定各種可能采取的行動方案,預測可能發(fā)生的問題并提出對策。3)行動選擇,即從各種方案中篩選出最優(yōu)方案,并建立相應的反饋機制。

為確保決策正確,決策應該由最有相關知識的專業(yè)人士來制定。管理者在做決策時,如果不具備相關專業(yè)知識,千萬不能蠻干,要及時向專業(yè)人士請教,避免誤判。

六、正確的獎勵

要明確鼓勵有利于符合利益相關人要求的行為和結果。如果工作業(yè)績不佳,要確保相關人員得到建設性的反饋,并能夠及時改進。正確的獎勵,要考慮三個要點:匹配性、適應性、受獎人。

匹配性是指優(yōu)異的業(yè)績要有合理的獎勵,同時,絕不姑息績效不佳者。適應性是指薪酬福利水平要符合當地市場狀況,公平、公正、合理。需要特別強調的是,只有受獎人認為有意義的獎勵才是獎勵,而不是強加給他們的獎勵。

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