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一、什么是工作流程自動化?
工作流自動化是一種使跨工作相關(guān)活動的任務(wù)、文檔和信息流根據(jù)定義的業(yè)務(wù)規(guī)則獨立執(zhí)行的方法。實施后,這種類型的自動化是一個定期執(zhí)行的簡單過程,以提高日常生產(chǎn)力。
工作流是完成任務(wù)所需的一系列活動。工作流自動化將這些活動的執(zhí)行從人類轉(zhuǎn)移到軟件程序。
為了實現(xiàn)工作流程自動化,組織首先要確定構(gòu)成工作的任務(wù)。接下來,它創(chuàng)建控制如何完成這些任務(wù)的規(guī)則和邏輯。最后,它使用預(yù)定義的業(yè)務(wù)規(guī)則對軟件進(jìn)行編程。
規(guī)則和邏輯通常是一系列 if-then 語句,它們的作用類似于指令,告訴程序要采取什么操作,以及如何從一個任務(wù)轉(zhuǎn)移到下一個任務(wù)。該軟件使用這些規(guī)則和邏輯來執(zhí)行從頭到尾的一系列任務(wù),這樣人類就不再需要處理這項工作。
二、業(yè)務(wù)流程中工作流自動化的好處
— 減少工作流程周期;
— 減少體力勞動和產(chǎn)品處理的需要;
— 更好地遵守合規(guī)規(guī)則和條例;
— 更清楚地了解工作流程任務(wù);
— 提高識別和消除運營瓶頸的能力;
— 優(yōu)化客戶體驗、滿意度和服務(wù);
— 由于消除了重復(fù)性任務(wù),提高了員工滿意度;
— 儀表板和關(guān)鍵績效指標(biāo) ( KPI )等工作流程分析工具提供的實時見解;
— 由于運營洞察力的增強,有機會參與工作流程的持續(xù)改進(jìn);
— 由于運營洞察力的增強,工作負(fù)載管理得到改善;
— 更好的內(nèi)部和外部溝通與協(xié)調(diào);
— 由于業(yè)務(wù)工作流程中的每個步驟都被明確分配,因此對誰負(fù)責(zé)什么有更多的責(zé)任;
— 讓員工有更多的時間來完成高價值的任務(wù);
— 提高生產(chǎn)力;
— 降低運營成本;
— 更高的工作流程準(zhǔn)確性,因為自動化消除了人為錯誤的可能性;
— 提高擴展能力,因為工作流程自動化可以隨著需求的上升和下降進(jìn)行調(diào)整;
— 更高效的任務(wù)管理,包括儀表板、日歷和其他可通過工作流程自動化軟件工具提供的工具。