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做好定崗定編:多一點敏捷,少一點糾結

來源:CHO首席人才官    閱讀量:2345次    


在和幾家企業(yè)的HR溝通職位體系管理的時候,發(fā)現(xiàn)一個問題:現(xiàn)行的各類定崗定編方法,除了德爾菲法之外,其他的定崗定編方法似乎基本沒有得到應用。而且德爾菲法之所以得到應用,在很多企業(yè)是因為HR喪失了在業(yè)務部門定崗定編的話語權所帶來的。在VACU(易變性、不確定性、復雜性、模糊性)時代,HR所有的工作都導向于服務業(yè)務需要,能有一種易操作的方法能讓HR和業(yè)務部門一起定崗定編,相信這是很多HR的期望。在陳述敏捷定崗定編這個方法之前,我們首先從源頭看看定崗定編具體是做什么的——

定崗定編涉及企業(yè)業(yè)務目標的落實、員工能力和數(shù)量的匹配,從而影響到企業(yè)的運營成本和效率。定崗是指明確組織所需要的崗位,定編是指明確組織需要多少適合企業(yè)發(fā)展的個人。定崗定編就是使“人、崗、事”三者匹配,以達到“人盡其才、才盡其用”的目的。那么,這樣一個看似清楚、基礎的工作,怎么就成了讓廣大HR不斷糾結的話題呢?

01 目前常用的定崗定編方法

定崗是指設計組織中的承擔具體工作的崗位。在實際工作中,定崗和定編是密不可分的,當一個崗位被確定之后,就會自動有人的數(shù)量和質(zhì)量的概念產(chǎn)生。

1.定崗方法

因事設崗:設置崗位既要著眼于企業(yè)現(xiàn)實,又要著眼于企業(yè)發(fā)展。應按各部門職責范圍劃定崗位,而不是因人設崗;崗位和人是設置和配置的關系,不能顛倒。

2.定編方法

(1)勞動效率定編法

是指根據(jù)生產(chǎn)任務和員工的勞動效率等因素來計算崗位人數(shù)的方法,實際上就是根據(jù)工作量和勞動定額來計算人員數(shù)量。該方法的特點是工作量大、投入成本高、周期長。

(2)業(yè)務數(shù)據(jù)分析定編法

根據(jù)組織的歷史數(shù)據(jù)(包括銷售收入、利潤、市場占有率、人工成本等)和組織戰(zhàn)略目標,確定組織在未來一定時期內(nèi)的崗位人數(shù)。這種方法適用于成熟期的組織,因為這樣的組織其歷史數(shù)據(jù)才具有相對的延續(xù)性和穩(wěn)定性。 

(3)行業(yè)比例定編法

是指按照企業(yè)職工總數(shù)與某一類人員總數(shù)的比例來確定崗位人數(shù)的方法,該方法適合臨時性、輔助性、替代性及支持性崗位定員。如人力資源管理類人員與業(yè)務人員之間的比例在服務業(yè)一般為1:100,在煤炭行業(yè)人力資源管理類人員與從業(yè)人員之間的比例一般為1:200。該方法需要通過調(diào)研,搜集外部數(shù)據(jù),但成本較高,難度較大。 

(4)組織機構、職責范圍和業(yè)務分工定編法

是一種在明確崗位職責的基礎上,根據(jù)工作量的大小和難易程度,結合人員的能力水平確定崗位人數(shù)的方法。比較適合分工明確、專業(yè)化生產(chǎn)程度高的組織。 

(5)預算控制定編法

部門負責人對本部門的業(yè)務目標和崗位設置及員工人數(shù)負責,在獲得批準的預算范圍內(nèi),自行決定各崗位的具體人數(shù)。 

(6)工作分析、業(yè)務流程分析定編法

根據(jù)各崗位工作量,確定單個員工單位時間的工作量;根據(jù)業(yè)務銜接流程,結合上一步的分析結果,確定各崗位編制人員的比例;根據(jù)企業(yè)的總體目標,確定單位時間的總工作量,從而確定各崗位人員編制。 

(7)管理層、專家訪談定編法(德爾菲法)

通過管理層和專家訪談,獲得工作量、編制調(diào)整建議、同類企業(yè)人員結構(包括管理層次和管理幅度等)等信息。此種方法通常作為輔助定編方法與其他方法結合使用。

上述方法在實際工作中,得到大規(guī)模應用的似乎只有德爾菲法和預算控制法,其他方法似乎并不被HR和部門管理者接受。

02 以組織職能分解為基礎的定崗定編

大家都知道一個基本常識:企業(yè)要盈利才能生存。

如何盈利其實就是企業(yè)的短期戰(zhàn)略(本文嘗試從短期策略方面解決定崗定編,關于長期戰(zhàn)略暫不做考慮),尤其是在VACU時代,需要企業(yè)快速增強戰(zhàn)斗力,更需要HR及時配置人力資源,上述定崗定編方法似乎有些欠缺敏捷性。

基于此,筆者在進行內(nèi)部定崗定編時,嘗試“優(yōu)化組織機構、職責范圍和業(yè)務分工定編法”,暫定義為“敏捷定崗定編法”。從目前內(nèi)部實施效果看,能基本滿足業(yè)務部門快速配置人力資源的要求,具體操作如下:

1.界定部門年度戰(zhàn)略目標

在這個步驟,重點在于公司的經(jīng)營層和管理層能通過充分的論證,如采取年度戰(zhàn)略引導會等形式,形成每個部門的年度戰(zhàn)略目標。這個步驟最為重要,其結果決定了后續(xù)定崗定編的有效性。

2.用IRMA圖來進行主要職責界定

先說一下IRMA圖是什么:IRMA圖是國際通用的組織職能梳理工具,幫助企業(yè)分析、澄清各項職能執(zhí)行過程中相關單位/部門之間的職責分工關系,以明確各部門的職能定位。

在明確關鍵管理流程的基礎上,把每一個活動落實到特定的崗位上,明確每個崗位在關鍵流程的作用方式,為崗位分析建立堅實的基礎。

03 小結

從實施情況看,很多時候業(yè)務部門不配合HR的工作、不愿意做定崗定編,實際上是我們沒有給業(yè)務部門提供合適的工具——讓他們能實時看到自己作用的工具。這其實給HR提了一個醒:雖然業(yè)務部門經(jīng)理是人力資源第一責任人,但是他們畢竟不是專業(yè)HR(很多業(yè)務部門經(jīng)理根本不屑于了解HR專業(yè))。作為專業(yè)HR,在“貼近業(yè)務”的大趨勢下,一定要了解自己的業(yè)務,將自己的業(yè)務工具簡化為可操作的工具,提供給業(yè)務部門經(jīng)理,才是HR應該承擔的職能。